Långdragna möten eller möten som hade kunnat komprimeras till ett smidigt mail istället? Att ha möte bara för sakens skull kostar tid, energi och även en hel del motivation. Dags för en mötesinventering! Här följer 5 snabba punkter för effektivare möten.
Effektivare möten? Gör såhär:
- Ha en agenda! Vad ska tas upp? I vilken ordning sker det? Att skicka ut mötesagendan i förväg gör att deltagarna kan komma förberedda och veta vad de kan förvänta sig samt vad som förväntas av dem.
- Slopa traditionen! Har ni möten varje måndag och fredag bara för att det alltid varit så? Se till att alla möten har ett syfte. Det handlar inte bara om vad som ska gås igenom utan även varför det bör tas upp.
- Utse piloten! Vem styr mötet och ser till att det håller rätt kurs? Sidospår kan leda till kreativa idéer och plötsliga uppslag, men det bör vara tydligt vem som är ansvarig för att rada upp ankorna igen när tiden börjar rinna iväg eller det helt enkelt inte ger någonting.
- Var överens om spelreglerna innan ni börjar! När man är tre personer i ett rum kräver det inte lika mycket som när mötesdeltagarna plötsligt är 20 stycken eller fler. Vem pratar när? Hur ska diskussion ske utan att alla pratar över varandra och bara de som pratar högst kommer till tals? Med tydliga grundregler för hur just era möten ska funka kan alla komma till tals och inga idéer går förlorade i sorlet.
- Anpassa miljön efter mötet! Är det ett långt möte som kommer ta halva dagen? Det lilla grupprummet med de orimligt obekväma stolarna är kanske inte optimalt för det. Måste det nå nya höjder av tidseffektivitet? Prova Steve Jobs ”ståmöte”. Ingen skräder på orden när man måste stå upp. Eller kanske ett Walk and talk? Skaka loss lite idéer genom att gå samtidigt. Kanske mellan två ärenden eller bara på en promenad.
Lycka till!
